Algemene informatie bestuur

Het bestuur van U.P.V. Alcmaeon bestaat doorgaans uit zeven bestuursleden. Deze vervullen de volgende functies: Voorzitter, Secretaris, Penningmeester, Commissaris Onderwijs, Commissaris Intern I, Commissaris Intern II en Commissaris Extern.

Het bestuur is onderverdeeld in het Dagelijks Bestuur (DB) en de Commissarissen. Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester. De rol van het DB is het draaiende houden van de vereniging, dat wil zeggen dat ze zorg dragen voor de interne lopende zaken ('bedrijfsvoering') en zij onderhouden de externe contacten op verenigingsniveau. Het DB schept daarmee de randvoorwaarden die nodig zijn om de activiteiten van de vereniging te kunnen organiseren: het DB houdt overzicht van wat er intern en extern gebeurt en speelt daarop in. Bovendien draagt het zorg voor de verenigingsadministratie en de financiën.

De Commissarissen zijn de schakel tussen het bestuur en de commissies. Ze houden het bestuur op de hoogte van het reilen en zeilen binnen een commissie en andersom vertalen zij de bestuursstandpunten en het verenigingsbeleid door naar de commissies. De specifieke taken welke vallen onder elke functie staan beschreven onder het kopje 'Specifieke taken bestuursleden' onder aan deze pagina.

In haar algemeenheid is het bestuur het hart van de vereniging, doordat het verantwoordelijk is voor het draaiend houden van Alcmaeon. In de wekelijkse Bestuursvergaderingen (BV’s) houden de bestuursleden elkaar op de hoogte van hun werk en worden belangrijke beslissingen genomen. Hierbij is de inbreng van de Adviesraad en de Kascommissie erg belangrijk aangezien deze organen bestaan uit actieve leden en oud-bestuursleden. Op de Algemene Ledenvergadering (ALV) brengt het bestuur verslag uit van het werk aan de vereniging. Onder dit werk vallen taken als het verzorgen van de boekhouding, het onderhouden van het ledenbestand en het up-to-date houden van de website, het vervaardigen van promotiemateriaal, het draaiende houden van de boekenservice en het vergaderen met commissies over de vele activiteiten.

Het bestuur stelt in het begin van het bestuursjaar een beleidsplan op, met een bijpassende begroting, om zo te werken aan speerpunten die het bestuur belangrijk vindt. Dit plan geeft houvast in het werk en omschrijft waar de meeste aandacht van de bestuursleden heen dient te gaan. Dit plan wordt gepresenteerd tijdens de Beleids-ALV. Halverwege het collegejaar wordt dit plan opnieuw herzien en voorgelegd tijdens de Halfjaarlijkse ALV. Aan het eind van het jaar worden het jaarverslag en financiële jaarverslag besproken.

De platte structuur van Alcmaeon brengt met zich mee dat het bestuur een zeer centrale rol binnen de vereniging vervult. Alcmaeon is een vrijwilligersorganisatie, wat betekent dat de rol van het bestuur sterk gericht is op het stimuleren van eenieder die zich inzet voor de vereniging.

Vaste taken bestuursleden
Alle bestuursleden hebben de volgende vaste taken:

  • Bestuursvergaderingen: Het bestuur vergadert eenmaal per week op dinsdagochtend. Deze vergaderingen duren gemiddeld 4 uur. Hier worden lopende zaken besproken en belangrijke beslissingen genomen.
  • Kamerdienst: De gezelligheidskamer van Alcmaeon is elke doordeweekse dag geopend van 10.00 tot 17.00, dus wekelijks 35 uur. Tijdens kamerdiensten behandelen bestuursleden vragen van leden, voorzien ze leden van gratis koffie en thee en onderhouden ze contact met de leden. Ook kunnen leden kaartjes kopen voor alle activiteiten.
  • Representatie: Op door Alcmaeon georganiseerde activiteiten hoort (een afvaardiging van) het bestuur aanwezig te zijn. Bestuursleden bezoeken hiernaast regelmatig recepties, zusteravonden en borrels van andere verenigingen en het College van Bestuur. Daarnaast zijn er overleggen met organen als VIDIUS Studentenunie. Op al deze bijeenkomsten dient het bestuur Alcmaeon uit te dragen.
  • Beleidsvorming: Alle bestuursleden werken mee aan het schrijven van het beleidsplan en het vervaardigen van de begroting. Daarnaast worden het halfjaarlijks verslag en het jaarverslag geschreven en gepresenteerd op de bijbehorende ALV’s.

Optionele taken bestuursleden
Naast de vaste taken die voor alle bestuursleden gelden, worden elk bestuursjaar de volgende bestuurstaken verdeeld:

  • Vice-Acquisitie: De Commissaris Extern vormt samen met één nader te bepalen persoon (dit jaar de Commissaris Onderwijs) het Acquisitie-team van Alcmaeon. Dit team onderhoudt contacten met sponsoren, legt nieuw contact met mogelijke sponsoren, houdt sponsorgesprekken en kan marktonderzoek naar mogelijke sponsoren doen. De rol van vice-acquisitie is vooral controlerend, motiverend en ondersteunend.
  • Stichting Studieverenigen Psychologie Nederland (SSPN): De Voorzitter en een nader te bepalen bestuurslid nemen deel aan het SSPN (dit jaar de Commissaris Onderwijs). Dit is een samenwerkingsverband tussen verschillende psychologieverenigingen uit Nederland. Eens in de zes weken vergadert het SSPN over zaken die psychologieverenigingen aangaan en wisselen ze informatie uit. Ook kunnen zij deel uitmaken van het organiseren van het Landelijk Psychologie Congres.
  • StudieVerenigingenRaad (SVR): In de SVR neemt van elke faculteit één vertegenwoordiger plaats. Dit jaar zal dat de Commissaris Intern II van Alcmaeon zijn. De SVR komt op voor de belangen van alle studieverenigingen en vergadert hier een aantal keer per  jaar over.
  • All-In: Eén keer in het jaar organiseert Alcmaeon in samenwerking met de studieverenigingen A-Eskwadraat, NWSV Helix, UHSK en U.S.S Proton een feest, genaamd All-In. Aan deze samenwerkingscommissie zal dit jaar de Commissaris Extern deelnemen.
  • 24-uursreis: Samen met de andere verenigingen UBV, Proton, V.U.G.S. en Helix organiseert Alcmaeon een 24-uursreis naar een grote stad in Europa. Dit jaar neemt de Penningmeester plaats in de 24-uursreiscommissie.
  • Docent van het Jaar: De Commissaris Onderwijs en een ander bestuurslid (dit jaar de Secretaris) zullen een dossier voor de Docent van het Jaar verkiezing schrijven. Studenten nomineren de beste junior of senior docent, die meedoen voor de prijs van Docent van het Jaar en hopelijk winnen.
  • Lezingen: Om meer te kunnen voorzien in de studie-inhoudelijke behoeften van psychologiestudenten organiseert het bestuur een aantal keer per jaar een lezing, die door bestuursleden zelf worden georganiseerd. De Commissaris Extern is hier dit jaar verantwoordelijk voor.
  • Foto’s: Op elke activiteit worden foto’s gemaakt, waar de Penningmeester en de Commissaris Intern II verantwoordelijk voor zijn. Zij selecteren en uploaden alle foto’s en beheren de Instagram van Alcmaeon.   
  • Coördineren van commissies: Hoewel de Commissarissen de meeste commissies onder zich hebben, zijn er een aantal commissies verdeeld over alle bestuursleden. De Voorzitter coördineert de Diescommissie en de Mastercommissie; de Secretaris coördineert de Toneelcommissie; de Penningmeester is co-coördinator van de Studiereiscommissie; de Commissaris Intern I coördineert de Muziekcommissie en co-coördineert de Psychotripcommissie; de Commissaris Intern II coördineert de Sportcommissie en de Commissaris Extern coördineert de Mannencommissie.

Specifieke taken bestuursleden
Hiernaast heeft elke bestuursfunctie ook de eigen taken. Deze zijn te vinden onder de volgende links: